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Vorstellungsgespräch absagen – Gründe und Formulierungen

Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch vereinbart haben, dann bedeutet das zum einen, dass Sie auf der Suche nach einem oder offen für einen neuen Job sind und auf ein interessantes Jobangebot gestoßen sind. Es bedeutet aber auch, dass das Unternehmen Interesse daran hat, Sie einzustellen. Sonst hätte dieses sich nicht die Mühe gemacht, Zeit und Ressourcen für ein persönliches Kennenlernen zu binden.

Da nicht immer alles im Leben wie geplant läuft, kann es vorkommen, dass Sie ein bereits vereinbartes Vorstellungsgespräch wieder absagen möchten. Die Gründe für solch eine Terminabsage können vielfältig sein. Wir möchten heute darauf eingehen, wie Sie sich bei Terminabsagen verhalten sollten. Welche Form sollten Sie wählen? Was sollten Sie Ihrem potenziellen neuen Arbeitgeber mitteilen, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch abblasen?

Warum sollte man ein Vorstellungsgespräch überhaupt absagen?

Sie selbst erwarten von einem Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, Ehrlichkeit und Transparenz. Das Gleiche sollten auch Sie dem Unternehmen entgegenbringen. Darum ist es unerlässlich, eine Absage für ein Bewerbungsgespräch zu formulieren, wenn Sie einen Termin absagen möchten.

Sie sollten dabei daran denken, dass man sich sprichwörtlich immer zweimal im Leben sieht und Personaler unheimlich gut vernetzt sind. Einfach nicht zu erscheinen ist die denkbar schlechteste Option, auch wenn die Absage eines Bewerbungsgespräches eine unangenehme Sache ist.

Was können Gründe für die Absage eines Vorstellungsgesprächs sein?

Wir wissen nicht, welchen Grund Sie für eine Absage Ihres Vorstellungsgesprächs haben, weshalb wir Ihnen in diesem Beitrag Auslöser aufführen möchten, die für eine Terminabsage alle plausibel und legitim sind:

Krankheit: Wenn Sie oder etwa ein betreuungspflichtiges Kind kurzfristig erkrankt sind, können Sie Ihren Termin absagen, um einen neuen zu vereinbaren. Aus Sicht eines Unternehmens die einfachste Begründung für die Absage eines Vorstellungsgesprächs.
Private Gründe: Durch Trennung oder schwere Krankheit in der Familie kann sich Ihr Fokus verändern. Anstatt in einer neuen Position durchzustarten, möchten Sie vielleicht doch lieber auf Bewährtes vertrauen und sich auf Ihr privates Umfeld konzentrieren.
Sinneswandel: Dies ist am schwersten zu akzeptieren, doch die meisten Unternehmen gehen damit professionell um, wenn Sie sich für einen Verbleib bei Ihrem Arbeitgeber entschieden haben. Eine Stornierung der Bewerbung spart zumindest Ressourcen.
Informationen über das neue Unternehmen: Sollten Sie zwischen Bewerbung und Vorstellungstermin Ihre Meinung über ein Unternehmen ändern, dann seien Sie fair und nehmen Sie eine Terminabsage vor und benennen Sie gerne auch die Gründe. Viele Unternehmen sind dankbar für ein ehrliches Feedback.

Wie sollte ein Vorstellungsgespräch abgesagt werden?

Sie stimmen uns sicherlich zu, dass es zum guten Ton gehört, ein Bewerbungsgespräch abzusagen, wenn Sie kein Interesse mehr an der ausgeschriebenen Position haben oder erkrankt sind. Wir möchten nun darauf eingehen, welche Möglichkeiten Sie als Bewerber für die Absage einer Bewerbung haben. Denn auch die Form der Absage eines Vorstellungsgesprächs unterliegt gewissen Gepflogenheiten.

Vorstellungsgespräch telefonisch absagen

Dies ist aus unserer Sicht immer die richtige Wahl. Gleichzeitig kostet es sicherlich einiges an Überwindungskraft, persönlich mit der Personalabteilung oder dem Gesprächspartner zu reden. Trotzdem ist es die einzige Möglichkeit sicherzustellen, dass die Absage der Bewerbung auch beim Unternehmen angekommen ist.

Je kurzfristiger Sie einen Termin absagen möchten, desto wichtiger ist es, dies per Telefon zu tun. Wenn Sie also wegen einer akuten Erkrankung Ihr Vorstellungsgespräch absagen wollen, dann greifen Sie zum Hörer und vereinbaren Sie gleich einen neuen Termin.

Bewerbungsgespräch per E-Mail absagen

Es ist gar nicht so unwahrscheinlich, dass die wesentliche Kommunikation Ihres Bewerbungsverfahrens per E-Mail gelaufen ist. Dennoch sollten Sie ein Bewerbungsgespräch nicht über dieses Medium absagen.

Die Gefahr, dass Ihre Nachricht nicht gelesen wird, ist viel zu groß. Ihre Absage für das Bewerbungsgespräch könnte im Spamordner des Unternehmens landen oder der Empfänger könnte außer Haus sein, ohne eine Vertretung zu haben.

Konnten Sie telefonisch niemanden erreichen, macht es natürlich Sinn wenigstens eine E-Mail zu schreiben.

Was tun, wenn ein Vorstellungsgespräch kurzfristig abgesagt werden muss?

Unabhängig davon, ob Sie erkrankt sind oder Ihnen die Zusage eines anderen Unternehmens vorliegt, greifen Sie in jedem Fall zum Telefonhörer. Mit ehrlichen Worten werden Sie auf Verständnis stoßen, vor allem wenn Sie erkrankt sind. Durch die persönliche Absage am Telefon können Sie Pluspunkte sammeln, die Sie vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt noch gebrauchen können.

Mit diesen Formulierungen sagen Sie Ihr Vorstellungsgespräch auf professionelle Art und Weise ab

Um Ihnen eine Hilfestellung bei der Herausforderung, eine Absage für ein Vorstellungsgespräch zu formulieren, zu geben, haben wir kurz und knapp das Wichtigste für eine Absage zusammengefasst. Ihre Nachricht sollte die folgenden Punkte enthalten:

Die Absage: Formulieren Sie klar, dass Sie das Vorstellungsgespräch absagen möchten.
Eine Entschuldigung: Man hat sich auf Sie gefreut – darum ist es angebracht, sich für die Terminabsage zu entschuldigen.
Einen Dank: Bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich über die Einladung zum Gespräch und die damit verbundene Chance gefreut haben.
Eine Verabschiedung: Gehen Sie immer positiv aus einer Absage. Dazu gehört es, ein Gespräch oder eine E-Mail freundlich und respektvoll zu beenden.

Am Telefon

Der Verlauf des Telefonats hängt natürlich von der Reaktion Ihres Gesprächspartners ab. Sie sollten diesem auch die Möglichkeit für eine Antwort auf Ihr Anliegen geben. Spulen Sie in keinem Fall einen vorformulierten Text ab, sondern machen Sie sich die vier zuvor genannten Punkte klar und gehen Sie diese Schritt für Schritt durch.

Per E-Mail

Für die Formulierung einer E-Mail zur Absage eines Vorstellungsgesprächs sollten Sie sich genauso viel Mühe geben wie für ein Bewerbungsschreiben und Ihren Lebenslauf. Denn Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Botschaft ankommt. Sie müssen zudem den richtigen Ton treffen. Seien Sie daher nicht zu direkt.

Die E-Mail, mit der Sie einen Vorstellungstermin absagen, ist vermutlich der letzte Eindruck, den Sie hinterlassen. Wie schon gesagt, sieht man sich immer zweimal im Leben. Versuchen Sie darum, auch bei einer Absage einen guten Eindruck zu hinterlassen und das Bewerbungsverfahren sauber zu beenden.

Fazit

Wir sind seit mehr als 20 Jahren in der Vermittlung von Personal tätig. Dabei haben wir neben vielen erfolgreichen Bewerbungsverfahren auch immer wieder Erfahrungen mit Absagen von Vorstellungsgesprächen gemacht. Wenn wir Sie bei der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung begleiten, stehen wir Ihnen selbstverständlich auch für einen offenen und ehrlichen Austausch zur Verfügung. Wir können mit unserer Erfahrung zur Seite stehen, wenn Ihnen im Laufe der Bewerbung Zweifel kommen.

Es ist nicht schlimm, wenn Sie eine Bewerbung zurückziehen möchten, aber machen Sie sich auch Gedanken darüber, wie Sie das tun. Denn auch bei einer Absage können Sie mit Professionalität und Souveränität einen positiven, bleibenden Eindruck hinterlassen.