Bild wurde mit KI generiert.
Berlin, 16. Februar 2026 – DiePersonalberatung Cobalt, die sich auf die Immobilien- und Baubranche spezialisiert hat, verfolgt beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) einen klaren, pragmatischen Ansatz: Statt in eine kostenintensive All-in-One-Lösung zu investieren, automatisiert das Unternehmen administrative Prozesse in kleinen, überschaubaren Schritten.
Ziel ist es, Beraterinnen und Beratern spürbar Zeit zu sparen und ihnen mehr Raum für das zu geben, was den Kern des Geschäfts ausmacht – den persönlichen Austausch mit Kunden und Kandidaten.
„Wir haben uns bewusst gegen die große KI-Lösung entschieden“, so Patrick Bierhals, Executive Director AI & Technology sowie Niederlassungsleiter Berlin bei Cobalt. „Uns ist wichtiger, flexibel zu bleiben und Lösungen zu bauen, die sich an unsere Mitarbeiter anpassen – nicht umgekehrt. Jeder automatisierte Schrittsoll konkret entlasten und einen echten Mehrwert bringen.“
Fokus auf Administration –nicht auf das Menschliche
Automatisiert werden ausschließlich Prozesse, die klar definiert sind, wenige Schnittstellen haben und von einer Person von Anfang bis Ende gesteuert werden können. Operative Kernprozesse wie Interviews oder persönliche Beratungsgespräche bleiben bewusst zwischenmenschlich. „KI soll uns unterstützen, nicht ersetzen“, betont Nicole Schwan, Geschäftsführerin von Cobalt. „Alles, was Beziehung, Vertrauen und Fingerspitzengefühl erfordert, bleibt in menschlicher Hand. Gleichzeitig möchten wir unsere Kolleginnen und Kollegen von administrativen Routinen befreien.“
Erfolgreiches Beispiel: Automatisierte Stellenanzeigen
Ein bereits erfolgreich umgesetzter Anwendungsfall ist die Erstellung von Stellenanzeigen. Sobald ein Job im System angelegt wird, erstellt die KI auf Basis definierter Muster und Trainingsdaten aus rund 7.000 früheren Anzeigeneinen Entwurf. Der zuständige Berater prüft und gibt diesen frei. Das Ergebnis: Rund zehn Minuten Zeitersparnis pro Anzeige. Hochgerechnet auf etwa 320 Anzeigen pro Monat entspricht das rund 3.200 Minuten – also mehr als 50 Stunden– gewonnener Zeit. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass für jeden Job auch tatsächlich eine Anzeige erstellt wird.
Mehr Objektivität beiInterviews durch KI-gestützte Zusammenfassungen
Auch bei der Nachbereitung von Kandidateninterviews unterstützt die KI: Transkripte digitaler Interviews dienen als Grundlage für automatisch generierte Zusammenfassungen, so genannte Appraisals. „Die Qualität derZusammenfassungen ist hoch und vor allem objektiver“, so Bierhals. „Subjektive Eindrücke werden reduziert, Bewertungen werden vergleichbarer.“ Weniger erfahrene Kollegen sparen dabei bis zu 30 Minuten pro Interview, erfahrene Berater profitieren vor allem vom Qualitätsgewinn.
Zusätzlich bewertet die KI die Interviewqualität der Beraterinnen und Berater intern auf einer Skala von eins bis zehn Sternen und gibt Verbesserungshinweise. Diese Daten dienen ausschließlich der persönlichen Weiterentwicklung und sind nur für die jeweilige Person einsehbar.
Mitarbeiter im Mittelpunkt des Wandels
Der Veränderungsprozess wird von Cobalt bewusst langsam gestaltet. Das Tempo orientiert sich am unteren Drittel der Adaption, um alle Mitarbeiter mitzunehmen.
„Wir haben uns entschieden, niemanden aufgrund des strukturellen Wandels zurückzulassen“, führt Schwan aus. „Akzeptanz entsteht nicht durch Druck, sondern durch erlebbare Vorteile.“ In jeder Niederlassung gibt es daher so genannte „Local AI Leads“ als Ansprechpartner für KI-Themen. Zudem wird die Nutzung von KI ausdrücklich gefördert – auch im privaten Kontext, um sich mit der KI vertraut zu machen, zu trainieren und positive Erfahrungen zu machen. Cobalt-Mitarbeiter senden im Durchschnitt 40 bis 50 Nachrichten pro Woche an KI-Tools; im Vergleich: sogenannte Power User bis zu 400.
Geringe Kosten, hohe Flexibilität
Aktuell entstehen vor allem Lizenzkosten (z.B. rund 15 Euro pro Mitarbeiter undMonat für einzelne Tools) sowie interner Zeitaufwand. Perspektivisch rechnet Cobalt mit etwa 30 bis 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat für eine Kombination mehrerer Anwendungen.
Datenschutz und Datensicherheit spielen für die Personalberatung eine zentrale Rolle: Bevorzugt werden Lösungen mit abgeschlossenen Umgebungen und europäischem Hosting.
Blick nach vorn
Im laufenden Jahr plant Cobalt, weitere administrative Prozessschritte schrittweise zu automatisieren. Dabei steht nicht die Geschwindigkeit der Technologie im Vordergrund, sondern das Tempo der Menschen. Ziel ist es, alle Mitarbeitenden aktiv mitzunehmen, Transparenz zu schaffen und den Wandel gemeinsam zu gestalten. Denn nachhaltige Digitalisierung bedeutet für Cobalt vor allem eines: hohe Akzeptanz im gesamten Team und damit Nutzung der KI durch möglichst viele Mitarbeitende. Denn Cobalt ist überzeugt, dass der kompetente Umgang mit Künstlicher Intelligenz künftig eine wichtige Schlüsselqualifikation sein wird, um die eigenen Potenziale voll auszuschöpfen und den steigenden Anforderungen des Marktes erfolgreich zu begegnen. „Unsere Strategie gibt uns die Freiheit, neue Lösungen jederzeit zu integrieren“, so Schwan. „Wir bleiben beweglich – und genau das ist in einem dynamischen Markt entscheidend.“
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