Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)*
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Ort:Frankfurt am Main
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Vertragsart:Festanstellung
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Anstellungsart:Vollzeit
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Jobreferenz:BeS/25217
Unser Mandant ist ein führender europäischer Eigentümer, Betreiber und Entwickler in der Immobilienbranche. Das Unternehmen verwaltet ein Portfolio von mehreren Millionen Quadratmetern moderner Flächen an strategisch wichtigen Verkehrsknotenpunkten und betreut Tausende Kunden aus unterschiedlichen Branchen. Mit Hauptsitzen in London und Luxemburg sowie lokalen Teams in den europäischen Kernmärkten steht unser Mandant für maßgeschneiderte Lösungen, nachhaltiges Handeln und langfristige Partnerschaften.
Zur Verstärkung des Teams am Standort Frankfurt am Main suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Office Manager & Executive Assistant (m/w/d), die/der mit Organisationsstärke und Teamgeist den reibungslosen Ablauf des Büroalltags unterstützt.
Das Aufgabengebiet
- Erster Ansprechpartner vor Ort und persönlicher Assistent des Head of Germany
- Organisation und Koordination von Kalender- und Terminmanagement, Meetings, Events und Geschäftsreisen einschließlich Terminplanung, Logistik und externer Buchungen
- Zentrale Ansprechfunktion für interne und externe Stakeholder mit professioneller Priorisierung und verlässlicher Kommunikation
- Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung von Dokumenten sowie Präsentationen in hoher inhaltlicher und visueller Qualität.
- Verwaltung und kontinuierliche Pflege von Ablagesystemen und Datenbanken mit regelmäßigen Reviews zur Sicherstellung von Aktualität und Effizienz.
- Betreuung von Besuchern sowie Annahme von Anrufen am Standort Frankfurt; Verwaltung von Parkplätzen, Zugangskarten und Zutrittsmedien.
- Implementierung und Monitoring nachhaltiger Büropraktiken sowie Sicherstellung der Einhaltung relevanter Vorschriften (z. B. Arbeitssicherheit, Evakuierungsprozesse, Ersthelferorganisation).
- Technische Unterstützung bei Videokonferenzen und Bürotechnik mit Setup, Troubleshooting und Koordination einfacher Reparaturen.
- Administrative Unterstützung für das Development- und Asset-Management-Team, einschließlich Reiseorganisation, Objektbesichtigungen und Spesenabwicklung
- Bearbeitung von Rechnungen über das Finanz-/Asset-System sowie Unterstützung bei KYC-Anfragen in Zusammenarbeit mit Finance und Compliance
- Unterstützung lokaler Marketing- und Kommunikationsinitiativen sowie Mitwirkung an immobilienbezogenen Aufgaben wie Datenbankpflege, Vertragskoordination und ESG-Projekten
Das Anforderungsprofil
- Erfahrung als Personal Assistant, Executive Assistant im Managementumfeld, im Office Management oder Frontdesk-Management eines Hotels
- Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Excel, Word und PowerPoint sowie sichere Anwendung weiterer MS-Programme
- Hohe Detailgenauigkeit, ausgeprägte Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
- Ausgeprägte Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Arbeitsstile und Anforderungen
- Sehr gute telefonische Kommunikationsfähigkeit und professionelle Ausdrucksweise in Wort und Schrift
- Freundliches, offenes Auftreten und starke Teamorientierung
- Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzmanagement sind von Vorteil
- Fließende Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind wünschenswert
- Echte Kunden- und Serviceorientierung sowie Interesse an der Immobilienbranche
Das Angebot
- Marktgerechtes Gehaltspaket, das Ihre Leistung und Erfahrung widerspiegelt
- Angenehme Arbeitsatmosphäre in einem internationalen, dynamischen Umfeld
- Spannende und vielfältige Aufgaben, die Raum für persönliche und berufliche Weiterentwicklung bieten
- Fester und sicherer Arbeitsplatz in einem etablierten Unternehmen mit langfristiger Perspektive
Interesse geweckt?
Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unsere vom Mandanten exklusiv beauftragte und spezialisierte Beraterin Frau Begoyim Sadikova +49 (0)69 3 4877 4474 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
