Was sind deine ersten Assoziationen beim Wort „Personalabteilung"?
Die Abteilung, die vor allem bürokratisch und hinderlich ist, aka die Spaßpolizei! Die Abteilung, in der die Mitarbeiter hauptsächlich damit beschäftigt sind, Vorschriften und Regeln durchzusetzen, anstatt aktiv zum Unternehmenserfolg beizutragen! Die Abteilung, die kein tiefes Verständnis für das eigentliche Geschäft des Unternehmens hat! Und überhaupt - was machen die eigentlich den ganzen Tag?!
Kommt dir das bekannt vor? Diese und andere Gedanken hatten die meisten im Zuge ihres beruflichen Alltags zur Personalabteilung bestimmt schon einmal im Kopf. Zeit, mit diesen Vorurteilen ein wenig aufzuräumen!
Die Personalabteilung, oder auch liebevoll einfach „das HR“ genannt, ist die Brücke zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Es ist für das höchste Gut eines Unternehmens verantwortlich - die Mitarbeiter. Diesen Satz hört man überall und so oft, aber was heißt das eigentlich?
In kurz heißt das für mich: Die HR-Abteilung sorgt jeden Tag dafür, dass alle Mitarbeiter und Führungskräfte eine unfassbar gute Arbeit leisten können, sich immer gut beraten, aufgehoben und wohl fühlen, dadurch motiviert bleiben und gezielt unterstützt und entwickelt werden.
Und in lang?
In lang sieht das - es folgt ein exemplarischer Zusammenschnitt eines Tages - ungefähr so aus:
Von A wie Azubi bis Z wie Zeugnis
Wir fangen mit den großen Steinen im imaginären Aufgabenglas an und kümmern uns zunächst um den Beginn der nächsten Praxisphase unserer dualen Studentin, die im letzten Jahr angefangen hat sowie um die finale Vorbereitung eines Assessment-Centers für die zukünftigen dualen Studenten ab Herbst diesen Jahres. Hierzu sind ein paar Fragen mit der Hochschule für Wirtschaft und Recht (HWR) zu klären, der zeitliche Ablauf des Assessment-Centers noch einmal durchzugehen und die Informationen für alle Beteiligten entsprechend aufzubereiten und zu kommunizieren. Sind die Räume geblockt? Sind alle Unterlagen für alle Teilnehmer vorbereitet? Steht die Lunchreservierung und haben wir von allen Kandidaten eine Zu- oder Absage?
Ebenso wartet der Bereich „Operations“ auf die inhaltliche Überarbeitung einiger HR-Themen im Mitarbeiterhandbuch sowie die Aktualisierung von ein paar Stellenbeschreibungen für unser Intranet.
Zahltag
Morgen ist ein Feiertag, übermorgen ist finaler Abrechnungstag, sprich: die Gehälter müssen gemeldet werden. Wir sollten also heute alles größtenteils fertig haben: Welche Änderungen gab es, die wir noch nicht erfasst haben? Sind diese in DATEV korrekt hinterlegt? Liegt die Bonusberechnung der Buchhaltung vor? Die Bonuszahlen müssen übertragen und nochmal kontrolliert werden. Gab es Geschenke oder Events, die wir berücksichtigen müssen? Und und und … Gerade bekamen wir die freudige Nachricht, dass eine Mitarbeiterin Mama geworden ist, 5 Tage vor errechnetem Termin. Eine andere Mitarbeiterin ist umgezogen. Auch diese Informationen können wir direkt berücksichtigen und im System anpassen. Wir generieren Probeabrechnungen, die wir uns Mitarbeiter für Mitarbeiter anschauen. Für Fragen, die wir nicht beantworten können, kontaktieren wir unser Steuerbüro.
Kleinvieh macht auch Mist
Die kleinen Steine im Glas variieren und sind mal mehr, mal noch mehr und mal weniger. Wir können diese Themen und Aufgaben nicht planen, packen sie aber, wenn sie angerollt kommen, in die Zwischenräume der großen Steine und kümmern uns um sie. Heute sind die kleinen Steine Bescheinigungen für die Beantragung von Elterngeld, für die Agentur für Arbeit sowie für die KiTa und „spontane“ Schreiben, die schnellstmöglich, am besten gestern, gebraucht werden.
Ebenso müssen zwei Krankenkassen angerufen werden, um zu klären, warum keine Beitragsmeldung vorliegt. Jeder, der schon einmal bei einer Versicherung angerufen hat, weiß, dass Warteschleifen oftmals eine Geduldsprobe darstellen. Es gibt aber auch jene Versicherungen, die einem die Wartezeit mit unnützem Wissen versuchen zu verkürzen. Wusstet ihr zum Beispiel, dass der Katzenhai rechteckige Eier legt oder Napoleon Angst vor Katzen hatte? Ich schweife ab.
Allzeit bereit, immer bereit!
„Ich habe was versprochen und du musst mich jetzt retten.“ lächelte es mir kurz nach 14:00 Uhr am anderen Ende von MS Teams entgegen. Eine Kandidatin hat im Interview so überzeugt, dass man sie direkt mündlich eingestellt hat und sie Mitte nächster Woche anfängt. Versprochen hat man ihr, dass sie noch heute ihre Vertragsunterlagen bekommt. Wie wir das mit der Hardware und dem Onboarding machen, wenn sie unterschreibt, ist erstmal nebensächlich. Zunächst zählt die „Verhaftung“, wie wir es bei Cobalt liebevoll nennen, alles andere findet sich im Anschluss und irgendwie bekommen wir es immer hin. Noch vor 15:00 Uhr schicken wir die Mail mit den Vertragsentwürfen an die Kandidatin raus und „warnen“ unsere interne Kollegin schon mal vor, dass wir ein sehr kurzfristiges Onboarding haben könnten.
Da wir gerade beim internen Recruiting sind: Auch zur Suche von neuen „Cobaltianern" hat unsere Talent Acquisition Managerin Vanessa Updates. Ein paar Mal nach dem ersten Kontakt geghostet worden, mehrfach gar keine Reaktion bekommen und wenn, dann sind es Absagen, und der Kandidat, mit welchem bereits zwei Gespräche stattfanden, hat herausgefunden, dass der Job doch nichts für ihn ist. Ihr kennt das.
Aber Momente, in denen gefundene Kandidaten ein „Perfect Match" sind und im Gespräch so überzeugen, dass man sie vom Fleck weg einstellt, sorgen dafür, dass man sich davon nicht entmutigen lässt. Denn es gibt sie, die Menschen, die perfekt zu uns und zu denen wir passen!
Und diese Menschen wollen sich weiterentwickeln und werden dies auch bei Cobalt. Diverse Trainings und Veranstaltungen in unterschiedlichen Formaten und das für alle Hierarchieebenen und Standorte werden von unserer HR Coordinator & Trainingsmanagerin Rebecca organisiert, koordiniert und nachgehalten. Demnächst steht ein Starter-Training sowie ein Kommunikationstraining mit zwei Trainern live und in Farbe an. Unter anderem müssen die Unterbringung der Teilnehmer vor Ort sowie die An- und Abreisen organisiert und die Führungskräfte und Mitarbeiter final informiert werden.
Während des Jonglierens mit den kleinen und großen Steinen passiert es manchmal, dass Mitarbeiter und Führungskräfte zu uns ins Büro kommen oder anrufen, weil sie einfach mal ein „offenes Ohr" oder einen neutralen Rat brauchen. Diese Zeit nehmen wir uns immer! Mehr kann und werde ich an dieser Stelle nicht verraten, denn ihr wisst: Diskretion steht an erster Stelle ;o)
HR mit Leib und Seele
In meiner beruflichen Laufbahn habe ich ein paar Personalabteilungen kennengelernt. Auch jene, die mir gezeigt haben, wie es nicht sein sollte. Mein Anspruch an die Personalabteilung ist es, nahe an den Mitarbeitern und zu jeder Zeit eine vertrauensvolle Anlaufstelle für sie zu sein. Ich möchte Mitarbeiter und Führungskräfte gut und professionell beraten, ihnen helfen und ein offenes Ohr für alle Arten von Themen bieten. Genau deswegen habe ich mich damals für die Personalarbeit entschieden. Die Herausforderung dabei? Der Spagat zwischen den Bedürfnissen auf Arbeitnehmerseite und die Interessen des Unternehmens. Diese Turnübung ist alles andere als langweilig.
Ihr seht, das HR bei Cobalt ist generalistisch und sehr vielseitig aufgestellt. Wir sind der Bereich, der den gesamten Personallebenszyklus (internes Recruiting, Einstellung, Onboarding, Personalbetreuung, -beratung und -entwicklung, Offboarding) verantwortet und wirklich alles, was das beinhaltet, zu unserer Aufgabe macht. Und mit „Wir" meine ich ein großartiges Team von mittlerweile vier Köpfen, mich eingeschlossen, auf das ich sehr stolz bin.
Du möchtest auch bei Cobalt arbeiten und ein Teil von uns werden? Wir haben in nahezu jedem Ort eine offene Stelle ausgeschrieben. Schau hier gleich mal rein, ob etwas dabei ist.
Beitrag geschrieben von Susanne Franke, HR Director und Prokuristin bei Cobalt
Bildquelle: Susanne Franke
