Steuerfreie Arbeitgeberleistungen – die günstige Alternative zur Gehaltserhöhung

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind eine oft unterschätzte Alternative zur Gehaltserhöhung. Arbeitgeber gehen häufig davon aus, dass einzig höhere Bezüge einen tatsächlichen Mehrwert für die Mitarbeiter darstellen. Eine entsprechende Gehaltserhöhung ist für Unternehmen jedoch häufig mit unerwünschten Nebenkosten verbunden, da sich damit Steuern und Sozialabgaben ebenso erhöhen – das wollen oder können sich viele Arbeitgeber nicht leisten.

Dabei sieht der Gesetzgeber grundsätzlich vor, dass Leistungen des Arbeitgebers steuer- und sozialversicherungspflichtig sind, erlaubt aber auch sinnvolle Ausnahmen – etwa um die Mitarbeiter bei ihren elterlichen Pflichten zu unterstützen, die Gesundheit der Belegschaft zu fördern oder um Arbeitsprozesse durch Sachleistungen wie Firmenhandys zu erleichtern.

Sinnvolle Leistungen können hierbei je nach Branche und Größe des Unternehmens variieren. Während zum Beispiel ein großes Industrieunternehmen im Maschinenbau den Mitarbeitern bei den Kosten für die Kantinenmahlzeiten entgegen kommen kann, kann eine mittelständische Werbeagentur Gutscheine für Restaurants in der Nähe gewähren. Machen Sie sich diese Ausnahmen zu Nutze und optimieren Sie kosteneffizient das Nettogehalt Ihrer Belegschaft.

Was Sie bei steuerfreien Extras beachten sollten

Es gibt zahlreiche vergleichsweise günstige Wege, den Mitarbeitern etwas Gutes zu tun, ohne dass Abgaben an Staat und Sozialkassen die Investition unnötig in die Höhe treiben. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Arbeitgeberleistungen gewähren möchten, sollten Sie grundsätzlich folgende Regeln beachten:

• Behandeln Sie alle Ihre Angestellten gleich bei der Vergabe von Zuwendungen.

  Wenn eine Mehrheit der Mitarbeiter einen Zuschuss erhält, dürfen einzelne Angestellte nicht davon ausgeschlossen werden. Es ist allerdings erlaubt, Zuschüsse auf bestimmte Gruppen zu begrenzen, zum Beispiel bei der Unterstützung zur Kinderbetreuung, die natürlich nur Eltern gewährt werden.

• Steuerfreie Arbeitgeberleistungen sind als zusätzliche Leistungen zum Gehalt zu verstehen.

  Die Gehälter dürfen aufgrund neu eingeführter Maßnahmen nicht gesenkt werden. Sie dürfen allerdings mit dem Weihnachtsgeld verrechnet werden, solange kein vertraglicher Anspruch darauf besteht.

• Seien sie sorgfältig bei der Dokumentation von Arbeitgeberleistungen und sammeln Sie Belege. Das gilt z.B. auch für Kindergartenbetreuungsbelege oder Teilnahmebescheinigungen bei Weiterbildungsmaßnahmen. Betriebsprüfer schauen sich steuerfreie Extras gerne genauer an.

1. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen, die die Verpflegung und Ernährung Ihrer Belegschaft unterstützen

Eine denkbar einfache Methode zur Nettolohnoptimierung ist ein Zuschuss zur täglichen Ernährung der Mitarbeiter. Angestellte wissen es sehr zu schätzen, wenn ihr Arbeitgeber sie bei den Kosten der täglichen Verpflegung unterstützt und eine Vielzahl an entsprechenden Maßnahmen ist vergleichsweise günstig. Je nach Größe des Unternehmens variieren hier die Optionen. Denkbar sind zum Beispiel:

• Kostenlose Bereitstellung von Obst, Getränken oder anderen Snacks:

  Grundsätzlich steuerfrei.

• Essensgutscheine, die Mitarbeiter in nahe gelegenen Restaurants einlösen können:

  Steuerfrei, solange der Arbeitgeber maximal 3,10 Euro der Mahlzeit zahlt und der Verrechnungswert des Gutscheins bei höchstens 6,20 Euro liegt – Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen somit jeweils die Hälfte. Zudem darf pro Tag nur ein Gutschein verwendet werden und das Einlösen am Wochenende ist ausgeschlossen.

• Günstige Kantinenmahlzeiten:

  Steuerfrei, solange Angestellte pro Mahlzeit 3,10 Euro selbst zahlen. Sollte der Betrag darunter liegen oder das Essen gar für die Mitarbeiter kostenlos sein, müssen Angestellte Steuern auf den Differenzbetrag zahlen. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall einspringen und eine Pauschalsteuer an das Finanzamt verrichten.

2. Extras, die Gesundheit und Fitness Ihrer Mitarbeiter fördern

Auch Maßnahmen, die die Gesundheit der Mitarbeiter verbessern, sind ein klares Zeichen, dass das Unternehmen am Wohlbefinden der Angestellten interessiert ist. Eine gesunde Belegschaft hat zudem weniger Krankheitsausfälle. In die Gesundheit und Fitness der Mitarbeiter zu investieren, zahlt sich somit doppelt aus. Potenzielle Arbeitgeberleistungen sind:

• Zuschuss für die Mitgliedschaft im Fitnessstudio:

  Steuerfrei, solange der Arbeitgeber einen Zuschuss von maximal 44 Euro im Monat gewährt. Sollte der Arbeitnehmer allerdings auch andere Zuwendungen erhalten, zum Beispiel monatlich 20 Euro für die Tankfüllung, verringert sich der Betrag entsprechend auf 24 €.

• Fitnessraum im Unternehmen:

  Grundsätzlich steuerfrei

• Betriebliches Gesundheitsmanagement, z.B. Firmenfitness, Rückenschule oder sonstige Kurse: Steuerfrei, solange pro Mitarbeiter jährlich ein Beitrag von maximal 500 € investiert wird. Danach fallen Steuern und Sozialabgaben lediglich auf den Betrag an, der über dieser Grenze liegt. Informieren Sie sich über Maßnahmen zum präventiven Gesundheitsmanagement in unserem Blog.

3. Arbeitgeberleistungen, die den Arbeitsweg oder Reisen erleichtern

Nicht nur das Finanzamt kann Arbeitnehmer in Form der Kilometerpauschale bei den Fahrtkosten unterstützen, auch der Arbeitnehmer kann sich beteiligen. So machen Angestellte teils erhebliche Einsparnisse, die sich letztendlich mit einem Plus auf dem Bankkonto bemerkbar machen – der Wunsch nach einer Gehaltserhöhung verliert so an Dringlichkeit. Folgende Optionen gibt es u.a.:

• Benzinkostenzuschuss:

  Steuerfrei, solange pro Monat nicht mehr als 44 Euro spendiert werden. Diese Obergrenze verringert sich entsprechend, wenn auch für andere Zwecke Zuschüsse gewährt werden.

• Monatsticket für öffentliche Verkehrsmittel:

  Gleiche Regelung wie beim Benzinkostenzuschuss.

• Dienstwagen oder sonstige Fahrzeuge:

  Steuerfrei, vorausgesetzt das Fahrzeug wird nur für betriebliche Zwecke genutzt.

• Betriebsausflüge:

  Steuerfrei, solange die Kosten für das Event pro Kopf nicht mehr als 110 Euro betragen. Alles, was darüber hinausgeht, müssen Angestellte als geldwerten Vorteil versteuern. Auch hier kann der Arbeitgeber bei Bedarf einspringen und anstelle des Mitarbeiters Steuern zuzahlen.

4. Steuerfreie Extras in Form von Dienstgeräten und Geschenken

Eine sehr weit verbreitete Arbeitgeberleistung, ist die Bereitstellung von Arbeitsmitteln, die die Mitarbeiter auch mit nach Hause nehmen dürfen. Häufig übersehen wird hingegen, dass Mitarbeiter zu besonderen Anlässen auch gerne mal mit einem Geschenk wertgeschätzt werden können:

• Firmenhandy, -laptop, tablet oder sonstige Geräte: Steuerfrei, wenn das Gerät offiziell dem Arbeitgeber gehört. Es ist allerdings unerheblich, inwiefern es auch für Privatzwecke genutzt wird. Arbeitgeber sollten allerdings einen Grund beim Finanzamt nennen können, weshalb der Angestellte das Gerät benötigt.

• Personalrabatte: Steuerfrei bis zu einem Waren- oder Dienstleistungswert von 1080 Euro pro Jahr.

• Geschenke zu besonderen Anlässen: Steuerfrei, vorausgesetzt es besteht tatsächlich ein Anlass für das Geschenk, z.B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt des Kindes. Die Kosten dürfen allerdings nicht 60 Euro übersteigen und der Betrag darf nicht als Bargeld ausgezahlt werden. Geschenke können bei entsprechenden Anlässen auch mehrmals im Monat gemacht werden.

• Gutscheine für Waren, Dienstleistungen oder Veranstaltungen: Steuerfrei, solange die Gesamtzuschüsse (Fahrkostenzuschuss, Fitnessstudiomitgliedschaft etc.) nicht 44 € im Monat übersteigen. Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialabgabenpflichtig.

5. Steuerfreie Zuwendungen zur Unterstützung des Privatlebens oder des beruflichen Werdegangs

Der Gesetzgeber befürwortet es, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter in vielen verschiedenen Lebenslagen unterstützen und erhebt daher auf zahlreiche Leistungen keine Steuern:

• Zuschuss zur Kinderbetreuung wie Kindergarten, KITA oder Tagesmutter:

  Unbegrenzt steuerfrei, solange der Zuschuss vom Gehalt getrennt gezahlt wird.

• Notstandsbeihilfen, zum Beispiel bei schweren Erkrankungen oder Unfällen:

  Steuerfrei bis zu einem Betrag von 600 Euro pro Jahr.

• Weiterbildungsmaßnahmen:

  Unbegrenzt steuerfrei, vorausgesetzt die Weiterbildung wird im Interesse des Arbeitgebers wahrgenommen.

Es gibt auch über diese Beispiele hinaus, zahlreiche Möglichkeiten den Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Fragen Sie Ihre Buchhaltung. Garantiert finden auch Sie die richtigen Maßnahmen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passen, selbst wenn nur ein schlankes Budget zur Verfügung steht. Machen Sie Ihrer Belegschaft mit steuerfreien Arbeitgeberleistungen auch mal unabhängig vom Gehalt eine Freude – es wird sich auch für Sie auszahlen.