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Mitarbeiterbefragung – so nutzen Sie das Management-Tool richtig

Mitarbeiterbefragungen sind ein mächtiges Instrument für eine erfolgreiche Personal- und Unternehmenspolitik. Kaum ein anderes Management-Tool gibt so umfassende Möglichkeiten, ein realistisches Bild der unternehmensinternen Prozesse abzubilden und auf sie einzuwirken. Seine Stärken spielt das Instrument vor allem dann aus, wenn im Change Management Veränderungen geplant und umgesetzt werden sollen.

Gleichzeitig sind Mitarbeiterbefragungen aber auch hochsensible Stellschrauben für die langfristige Zufriedenheit und Motivation der Arbeitnehmer. Umso wichtiger ist es, die Umfragen umsichtig zu planen, sich offen mit den Ergebnissen auseinanderzusetzen und ihnen dann auch Taten folgen zu lassen.

Die Vorteile einer Mitarbeiterbefragung sind vielfältig

Bei einer Mitarbeiterbefragung profitieren sowohl das Unternehmen als auch die Arbeitnehmer. Für Unternehmen werden Stärken und Schwächen der aktuellen Arbeitsprozesse, der Personalpolitik und Führungsstrategien aufgezeigt. Für Mitarbeiter ergibt sich die Chance, anonym und offen Kritik, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu äußern sowie aktiv an der Gestaltung der Unternehmenskultur teilzunehmen:

Probleme erkennen und rechtzeitig gegensteuern: Eine Mitarbeiterbefragung zeigt frühzeitig an, in welchen Bereichen bereits Probleme bestehen oder entstehen könnten. So lässt sich gezielt auf Quellen der Unzufriedenheit einwirken, häufig sogar schon bevor sie entstehen.
Interne Kommunikation verbessern: Der Fragebogen eröffnet die Chance, dass Mitarbeiter eine Stimme erhalten und – anders als im direkten Gespräch – offen und ehrlich Feedback geben können.
Motivation der Mitarbeiter fördern: Die befragten Arbeitnehmer fühlen sich nicht nur aktiv in Entscheidungsprozesse eingebunden, sondern können auch Motivationshindernisse ansprechen. Unternehmen können darauf mit einer auf Wünsche und Bedürfnisse abgestimmten Personalpolitik reagieren.
Führungsqualitäten bewerten: Über eine Mitarbeiterbefragung kann ganz konkret Feedback zu den Führungsqualitäten und Führungsentscheidungen eingeholt werden. Das hilft nicht nur dabei, die Eigen- und Fremdwahrnehmung von Führungskräften auszubalancieren, sondern gegebenenfalls auch anzupassen.
Konkreten Handlungsbedarf ermitteln: Die Evaluation unter Mitarbeitern kann veranschaulichen, an welcher Stelle Kosten gespart werden können, wo positiv auf die Produktivität eingewirkt werden kann oder welche Weiterbildungsmaßnahmen angeboten werden sollten.
Mitarbeiter binden: Die Meinungsumfrage zeigt den Mitarbeitern, dass sie eine Stimme haben und Ihre Meinung wichtig ist. Das schafft Vertrauen und steigert langfristig die Loyalität zum Unternehmen.

Die Planung macht’s – Mitarbeiterbefragungen vorbereiten

Das Ziel formulieren

Damit Mitarbeiterbefragungen nicht nur ein gut gemeinter Ansatz bleiben, sondern wirklich unmittelbaren Nutzen für das Unternehmen bringen, ist ein klares Ziel essentiell. Dieses sollte so eindeutig wie möglich formuliert sein und folgende Fragen beantworten können:

Wozu sollen die ermittelten Ergebnisse verwendet werden? Ein mögliches Ziel kann zum Beispiel die Erfassung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit sein. Auch die erfolgreiche Anpassung von Arbeitsprozessen kann ein mögliches Ziel für eine Mitarbeiterumfrage sein.
Welche Informationen müssen unbedingt im Fragebogen abgefragt werden? Stellen Sie hier fest, dass Sie mit den später gewonnenen Erkenntnissen nichts anfangen könnten, stimmt die Zielsetzung noch nicht richtig und sollte angepasst werden.

Wichtig ist, dass die Ziele realistisch bleiben und schlussendlich auch umsetzbar sind. Wenn Sie beispielsweise erheben, inwiefern Ihre Mitarbeiter Wert auf eine regelmäßige interne Schulung legen, Sie aber weder die Räumlichkeiten noch das Know-how für die Schulungen bereitstellen können, schadet die Umfrage mehr, als dass sie nützt. Die Mitarbeiter entwickeln eine Erwartungshaltung, der Sie nicht zufriedenstellend begegnen können. Das stellt nicht nur den Zweck Ihrer Erhebung in Frage, sondern führt auch zu Vertrauensverlust bei den Arbeitnehmern.

Vertrauensbasis schaffen

Offen und ehrlich die eigene Meinung zu sagen, ist ein Entgegenkommen der Arbeitnehmer, das eine solide Vertrauensbasis voraussetzt. Bevor Sie Ihre Mitarbeiter also um die Teilnahme an der Befragung bitten, sollten Sie sie rechtzeitig über die geplante Maßnahme informieren. Hierbei kommt es nicht nur darauf an, alle relevanten Informationen transparent zu kommunizieren (Ziele, Zweck, Datenschutz, Zeitrahmen, Ablauf), sondern auch, für das Vorhaben zu werben und Akzeptanz zu gewinnen.

Das kann mit einer Informationsveranstaltung gelingen, in der das Vorhaben präsentiert wird und Gelegenheit zu Diskussionen und Rückfragen gegeben wird. Je mehr Unternehmensvertreter an dem Projekt beteiligt sind, desto größer ist auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Hierzu kann es nötig sein, eine Projektgruppe zu gründen, in der Mitglieder verschiedener Abteilungen, Personalverantwortliche und auch der Betriebsrat vertreten sind.

Datenschutz gewährleisten

Eine Mitarbeiterbefragung liefert nur dann ehrliche und verwendbare Ergebnisse, wenn den Arbeitnehmern ein umfassender Datenschutz zugesichert werden kann, der eine absolute Anonymität gewährleistet. Weder die Rohdaten noch die aufbereiteten Ergebnisse der Befragung dürfen Rückschlüsse auf eine konkrete Person erlauben. Im Vorfeld der Befragung muss dazu geklärt werden, wie und welche Daten erhoben werden, wo Sie gespeichert werden und wer zukünftig Zugriff darauf hat. Dabei kann ein externer Datenschutzbeauftragter behilflich sein.

Durchführung planen

Nicht unerheblich für die Fragen des Datenschutzes ist die Entscheidung, wie die Mitarbeiterbefragung durchgeführt werden soll. So kommt nach wie vor eine klassische Befragung über einen Fragebogen in Papierform in Betracht. Entscheiden Sie sich für diese Variante, muss sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter den Fragebogen erhält und ihn unter Wahrung der Anonymität an die richtige Adresse abgeben kann.

Soll die Befragung online über ein Umfrage-Tool erfolgen, kann ein externer Dienstleister mit der Programmierung beauftragt werden. Vielfach gibt es auch kostengünstige Softwareprogramme mit Baukastensystem, die eine elektronische Umfrage unter den Arbeitnehmern möglich machen. Wichtig zu klären ist dazu, dass jeder Mitarbeiter Zugang zu einem Computer hat und über ein persönliches Codewort an der Befragung teilnehmen kann.

Unabhängig davon, wie die Befragung erfolgt, muss der konkrete Erhebungszeitraum an die Mitarbeiter kommuniziert werden. Diesen wählen Sie am besten so, dass möglichst alle Mitarbeiter teilnehmen können. Beliebte Urlaubszeiten oder Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen eignen sich also weniger für eine erfolgreiche Umfrage.

Das Kernstück Ihrer Mitarbeiterbefragung – den Fragebogen erstellen

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Online-Befragung oder eine schriftliche Umfrage entscheiden, kommen verschiedene Fragebogenformen in Betracht. Diese beziehen sich vor allem auf die Art und Weise der Fragestellung.

So können die Fragen als offene (nicht-standardisierte) Fragen formuliert sein. Bei dieser Art der Fragestellung sind keine Antwortmöglichkeiten vorgegeben, sondern der Mitarbeiter kann seine Antwort frei formulieren. Der Vorteil offener Fragen besteht darin, dass der Mitarbeiter so noch unbekannte Aspekte erwähnen und die Diskussion bereichern kann. Deshalb eignen sich offene Fragen vor allem dann, wenn konkrete Verbesserungsvorschläge gemacht werden sollen oder Handlungsempfehlungen abgefragt werden. Aufgrund der nicht-standardisierten Form bedeuten offene Fragen jedoch einen erheblichen Mehraufwand in der Beantwortung und sind auch deutlich schwieriger auszuwerten und zusammenzufassen.

Geschlossene (standardisierte) Fragen sind hingegen schnell zu beantworten und einfacher auszuwerten. Hier werden den Befragten mehrere Antwortmöglichkeiten vorgegeben, die auch auf einer Skala (trifft zu – trifft nicht zu) abgebildet sein können. Der Nachteil der geschlossenen Fragen liegt jedoch darin, dass die Antwortvorgaben die Entscheidung des Mitarbeiters zu sehr beeinflussen könnten. Davon abweichende Meinungsbilder können außerdem nicht mit abgebildet werden.

Für ein möglichst ausgewogenes Meinungsbild empfiehlt es sich daher, die Vorteile offener und geschlossener Fragen miteinander zu vereinen und beide Frageformen im Fragebogen aufzunehmen (teil-standardisierter Fragebogen). Sie erhalten nicht nur verlässliche, verifizierbare Daten, sondern geben gleichzeitig die Möglichkeit, persönliche Meinungen einfließen zu lassen.

Fragen korrekt formulieren

Unabhängig von Ihrer konkreten Zielstellung zur Mitarbeiterbefragung ist das Thema in aller Regel sehr komplex. Das muss der Fragebogen in der Gesamtheit der Fragen abbilden können. Wenn Sie z. B. die Mitarbeiterzufriedenheit messen und verbessern möchten, reicht es nicht, nur nach der allgemeinen Zufriedenheit zu fragen.

Hier können gezielte Fragen zu einzelnen Parametern, die die Mitarbeiterzufriedenheit bedingen, tiefere Einsichten bieten. Das können Fragen zur Bewertung der Teamarbeit, zum Gehalt, der persönlichen Einschätzung von Entwicklungsmöglichkeiten, der Kommunikation oder der Gestaltung des Arbeitsplatzes sein. Je ausführlicher Sie Ihr Thema abfragen, desto solidere Grundlagen ergeben sich für konkrete Handlungsmaßnahmen.

Formulieren Sie Fragen kurz und präzise: Der Mitarbeiter sollte unmissverständlich erkennen können, worauf die Frage abzielt. Fremdwörter und komplizierte Satzkonstruktionen sind deshalb zu meiden.
Fragen sollten einteilig formuliert sein: Statt "Halten Sie Ihren Vorgesetzten für freundlich und kompetent?" fragen Sie nur eines der beiden Charakteristika ab ("Halten Sie Ihren Vorgesetzten für kompetent?") So erhalten Sie unverfälschte Antworten.
Formulieren Sie die Fragen mit Ich-Bezug, statt Man-Bezug: Bei der Mitarbeiterbefragung soll die persönliche Meinung des konkreten Mitarbeiters ermittelt werden. Statt "Im Unternehmen werden Überstunden erwartet" ist "Ich habe oft das Gefühl, dass vom Vorgesetzten Überstunden erwartet werden" konkreter.: Fragen mit Formulierungen wie "Sind Sie nicht auch der Meinung, dass …" verfälschen das Meinungsbild und geben nur "gewünschte" Antworten wieder. Das mindert den Wert Ihrer Umfrageergebnisse und kann im schlimmsten Fall zum Vertrauensverlust führen.
Vermeiden Sie Suggestivfragen und manipulative Fragestellungen: Fragen mit Formulierungen wie "Sind Sie nicht auch der Meinung, dass …" verfälschen das Meinungsbild und geben nur "gewünschte" Antworten wieder. Das mindert den Wert Ihrer Umfrageergebnisse und kann im schlimmsten Fall zum Vertrauensverlust führen.

Die gewissenhafte Auswertung der Mitarbeiterbefragung gibt konkrete Handlungsanweisungen

Mitarbeiterbefragungen sind aufwändig und nicht selten kostenintensiv. Damit sie dem Change Management verwertbaren Input liefern, ist nicht nur eine gute Planung, sondern auch eine gründliche Auswertung nötig. Diese sollte möglichst zeitnah nach der Erhebung erfolgen.

Um die Ergebnisse vergleichbar und Entwicklungen sichtbar zu machen, können zur Auswertung Benchmarks herangezogen werden. Dazu eignen sich Erhebungen aus anderen Unternehmen und Abteilungen sowie die Ergebnisse früherer Mitarbeiterbefragungen. Aus dem Vergleich können Schwellenwerte ermittelt werden, die indizieren, ab welchem Wert ein Handlungsbedarf besteht oder ob die Ergebnisse nur natürliche Schwankungen wiedergeben.

Holen Sie Ihre Mitarbeiter mit ins Boot

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter an der konkreten Auswertung und Nutzung der Ergebnisse beteiligen, stärkt das das Vertrauen in die Befragung und zeigt Ihre Wertschätzung. Dazu ist es nötig, dass Sie ehrlich und offen alle Ergebnisse kommunizieren, auch die, die unangenehm sind. In sogenannten Mitarbeiterworkshops kann ausführlich über die Ergebnisse diskutiert werden und Ihre Mitarbeiter können direkt auf mögliche Fehlinterpretationen bestimmter Fragestellungen Bezug nehmen.

Anschließend bietet sich eine gemeinsame Erarbeitung von konkreten Handlungsanweisungen an. Zusammen mit Ihren Mitarbeitern einigen Sie sich auf konkrete Maßnahmen und stellen so sicher, Ihr Team mit an Bord zu haben.

Lassen Sie der Mitarbeiterbefragung Taten folgen

Eine Mitarbeiterbefragung kann nur dann erfolgreich sein, wenn Sie die ermittelten Ergebnisse in konkrete Maßnahmen einfließen lassen. Das zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie ein ernsthaftes Interesse daran haben, Verbesserungen herbeizuführen.

Besonders deutlich machen Sie das, wenn Sie auch für Sie unangenehme Ergebnisse nicht ignorieren. Stellen Sie sich der Kritik und zeigen Sie auch hier Interesse an Verbesserungen. Wenn Sie unangenehme Tatsachen hingegen zensieren oder ignorieren, schaden Sie nachhaltig dem Vertrauen in Ihre Person oder in das Unternehmen. Sollten bestimmte Forderungen (noch) nicht konkret umsetzbar sein, kommunizieren Sie das stattdessen deutlich an Ihre Mitarbeiter. Die Fragestellungen können zu einem späteren Zeitpunkt in eine erneute Mitarbeiterbefragung einfließen.