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Aktionsplan Großbauprojekt – wie Budget und Zeitplan im Rahmen bleiben

Der BER in Berlin, der Millennium Dome in London, die Sagrada-Familia-Kathedrale in Barcelona, die Drei-Schluchten-Talsperre am Jangtsekiang – Großbauprojekte, die nicht nur gigantisch, beeindruckend und renommiert sind, sondern die auch jedes vorab geplante Budget gesprengt haben.

Das Wirtschaftsblatt The Economist bezeichnet Großprojekte als den größten Investmentboom der Geschichte. So werden diese nicht nur zahlreicher, sondern auch immer größer und in immer größerem Wert gebaut. Wie die Beispiele zeigen, ist dieser globale Trend allerdings auch mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Durch ihre schiere Größe sind sie schwer steuerbar, die Kosten explodieren und der Zeitplan gerät schnell außer Kontrolle. Wir geben Tipps wie Auftragnehmer dazu bewegt werden können, Fristen und Budget einzuhalten und damit auch Großprojekte steuerbar zu halten.

Großbauprojekte sind der Markt der Zukunft

5. September 2006 – der Tag des Spatenstiches für den Flughafen Berlin Brandenburg, geplante Eröffnung: Herbst 2011. Im August 2018 ist der Flughafen von seiner Fertigstellung noch weit entfernt. Es ist eins der bekanntesten, aber keineswegs das einzige Beispiel für ein fehlentwickeltes Großprojekt.

Dabei sind Großbauprojekte allgegenwärtig. Es gibt sie nicht nur bei Bauvorhaben in der städtischen Infrastruktur, sondern auch

im Bergbau, etwa bei Rückbaumaßnahmen
in der Luft- und Raumfahrt
in der Verteidigung, wie das Vorhaben "Motako" zur Digitalisierung des deutschen Heeres

Die Nachfrage ist riesig, dennoch schrecken viele vor der Übernahme solcher Großprojekte zurück.

Wegen der langfristigen Planungshorizonte und der vielfältigen Schnittstellen, sind diese Projekte von Natur aus risikobehaftet. Zusätzlich bestehen, wie Studien zeigen, Probleme meist auf personeller Ebene: teilweise werden Manager oder Planer ohne fundierte Erfahrung in diesem speziellen Feld beauftragt, die dann, aufgrund der extremen zeitlichen Dauer, häufig wechseln. Führung und Controlling bleiben dadurch schwach und schaden dem ganzen Projekt.

Bei Großbauprojekten müssen mehrere Komponenten unter einen Hut gebracht werden

Großbauprojekte sind von Natur aus risikobehaftet. Das hat mehrere Gründe:

durch zahlreiche Akteure aus verschiedenen Bereichen ist die Kommunikation oft schwierig
über die langen Bauphasen Fristen und Einzelabschnitte fehlerfrei einzuhalten, ist für alle Beteiligten eine große Herausforderung
liegen ungenaue Pläne vor, lässt sich der Fortschritt kaum messen und der Projektstatus ist schwer einschätzbar

Also: zu teuer? Zu ausufernd? Zu wenig lukrativ?

Vermeintlich überwiegen die Argumente gegen die Übernahme von Großprojekten, doch trotz aller Schwierigkeiten lohnt es, genauer hinzusehen. Großbauprojekte sind nicht nur aktueller und vor allem globaler Megatrend, sondern auch wirtschaftlich äußerst interessant. Durch das sich stetig wandelnde, wirtschaftliche Umfeld von Unternehmen wird das Projektgeschäft grundsätzlich immer wichtiger. Und Großprojekte spielen hierbei eine ganz besondere Rolle. Zudem sind sie, werden sie zeit- und budgetmäßig effizient gestaltet, äußerst lukrativ. Und nicht zuletzt stärkt der Aufbau eines Projektportfolios in diesem Bereich Profil und Attraktivität jedes Unternehmens und bringt im Wettbewerb oftmals entscheidende Vorteile.

Realistisch planen – so bleiben Großbauprojekte steuerbar

Um Großbauprojekte steuerbar und damit letztlich erfolgreich zu machen, bedarf es eines detaillierten Aktionsplanes, auf den sich Auftraggeber und Auftragnehmer zu Beginn des Projektes einigen sollten. So minimiert man die Risiken des Projektes und garantiert seine Wirtschaftlichkeit. Dieser Aktionsplan muss Angaben zur zeitlichen Gestaltung ebenso enthalten wie konkrete Budgetplanung und Zahlungsmodalitäten. Nur durch diese Kontrollinstrumente ist Steuerung überhaupt denkbar.

wie ist der Zeitplan
welche Meilensteine sollen wann erreicht werden
wann ist die realistisch zu erwartende Deadline
Definition der Materialien, die verwendet werden sollen
detaillierter Finanzplan, der genau ausweist, wieviel an welcher Kostenstelle eingesetzt werden muss
genaue Zahlungsmodalitäten
ein detailliertes Risikoprofil aus technischer und wirtschaftlicher Sicht

Meilensteine formulieren für planbare Einzelschritte

Es ist zwingend erforderlich hier realistisch zu bleiben – Budget und Zeitrahmen können nicht eingehalten werden, wenn beides zu knapp kalkuliert wurde. Die Nacherfüllung dauert oft länger oder benötigt mehr Arbeitskräfte, sodass hier höhere Kosten entstehen als geplant. Daher gilt: verschaffen Sie sich einen genauen Überblick über das Arbeitsvolumen und planen Sie dementsprechend.

Als Hilfestellung bei dieser Planung sollte jedes Großbauprojekt mit gesichertem Wissen aus vergleichbaren Projekten abgeglichen werden, auch dies erhöht Steuerung und Kontrolle und macht es möglich, Pläne realistisch einzuschätzen und gegen mögliche Verzögerungen abzusichern.

Letztendlich erweist sich dies auch an anderen Stellen des Projektprozesses als nützlich: Haben Sie eine genaue Vorstellung des Arbeitsvolumens, können Sie anhand dieser Meilensteine formulieren, die sie beispielsweise auch an Zahlungsetappen koppeln können. So erhöhen Sie Motivation, Kontrollierbarkeit und letztlich Steuerung.

Die Wahl des passenden Auftragnehmers ist der Schlüssel zum Glück

Natürlich spielt auch die Wahl des Auftragnehmers eine große Rolle für die Steuerbarkeit wie auch für die erfolgreiche Umsetzung des Großprojektes.

Zum einen ist es wichtig, einen passenden Auftragnehmer zu finden, dessen Referenzen, Portfolio und Erfahrungen indizieren, dass er fähig ist, Ihr Projekt zum gewünschten Abschluss zu bringen. Auch die Details der ausgearbeiteten Verträge, dazu zählen Bürgschaften, Regelungen zu Vertragsstrafen oder Haftungsbedingungen, sind von zentraler Bedeutung. Zusätzlich gewinnen Sie Planungssicherheit, wenn Sie vorab festlegen, wie die Projektkommunikation mit Ihrem Auftragnehmer ablaufen soll. Dazu gehören:

regelmäßige Meetings zum Stand der Dinge
Austausch aller Kontaktdaten
Absprache darüber, wann welche Art der Kommunikation gewünscht ist
Protokollieren aller Verabredungen, um die Nachvollziehbarkeit für alle Seiten zu erhöhen

Großprojekte sind die Projektform der Zukunft

Die Zukunft des Projektmanagements wird zunehmend von Großbauprojekten geprägt sein. Und mehr noch: Wer sich als Unternehmen erfolgreich in diesem Markt positionieren will, wird alle Dienstleistungen rund um eine Immobilie anbieten müssen, zwangsläufig also für Projekte mehrere Akteure erfolgreich koordinieren müssen. Der allgemeine Trend zu Green Building, Urbanisierung und Infrastrukturausbau zeigt: Großbauprojekte sind globale Herausforderungen für Immobilienunternehmen, bieten aber auch Chancen, auf globalen Märkten zu agieren. Wer dort Know-how und Erfolg vorweisen kann, wird die Architektur unseres Lebensraumes mitprägen.

Entsprechend hoch sind die Anforderungen: Großprojekte beanspruchen ein hohes Maß an Qualität, Sachkenntnis und Organisation, sollen sie steuerbar und letztlich wunschgemäß umsetzbar werden. Passendes und gut ausgebildetes Personal ist hier das A und O, denn ohne professionelle Arbeit kein hochwertiges Ergebnis. Sind Sie auf der Suche nach hochqualifizierten Mitarbeitern? Kontaktieren Sie uns.