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Office Manager (m/w/d)

Ort:

Berlin

Vertragsart:

Festanstellung

Anstellungsart:

Vollzeit

Jobreferenz:

MaHi/17873

Unser Mandant ist ein mittelständischer, unternehmergeführter Asset Manager und entwickelt, verwaltet und vermietet, unter anderem für deutsche Pensionskassen, Gewerbe- und Wohnimmobilien in Deutschland, Tschechien, Polen sowie Ungarn. 2014 gegründet hat sich das Unternehmen als hochspezialisierter Immobilienentwickler und Asset Manager am Markt etabliert und kann zum heutigen Zeitpunkt über eine Milliarde EUR an Assets under Management aufweisen. Im Laufe der Jahre konnte sich unser Mandant als Experte für die Durchführung von Value-Add- und Entwicklungsprojekten behaupten.

Aufgrund positiver Geschäftsentwicklung suchen wir einen Office Manager (m/w/d) das Büro in Berlin.

Das Aufgabengebiet

Administrative Überwachung von Dienstleistern, Verträgen, Rechnungen und Arbeitsabläufen
Unterstützung bei gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten in Bezug auf das Unternehmen und die Immobiliengesellschaften
Vorbereitung, Sortierung, Vervollständigung und Archivierung von Unterlagen
Kontaktaufnahme mit externen Dienstleistern (z. B. Vermieter, Lieferanten, Versicherer usw.)
Koordinierung der GDPR-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit einem externen Berater und Sicherstellung, dass die Tätigkeiten des Unternehmens mit den lokalen GDPR-Vorschriften in Einklang stehen
Zusammenarbeit mit dem IT-Dienst des Unternehmens bei bürobezogenen IT-Fragen
Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Vorbereitung und Überprüfung von Berichten und Präsentationen
Koordinierung der allgemeinen Büroverwaltung und Beschaffung
Koordinierung der örtlichen Zuständigkeiten im Bereich Gesundheit und Sicherheit (einschließlich einschlägiger Schulungsmaßnahmen und Agenda)
Verwaltung des Terminkalenders, Planung von Sitzungen, Vorbereitung von Sitzungsprotokollen, Tagesordnung, Reisevorbereitungen, Unterstützung bei persönlichen Ausgaben
Vorbereitung von Geschäftstreffen (Buchung von Räumen im Büro und an externen Treffpunkten, Bestellung von Catering usw.)
Organisation von Geschäftsreisen (Bestellung von Flug-/Zugtickets, Hotelreservierungen)
Einfache Übersetzungen (Deutschland – Englisch und umgekehrt)

Das Anforderungsprofil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. zur Kauffrau für Büromanagement, Bürokauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung und Kenntnisse aus der Immobilienbranche von Vorteil
Starker Teamgeist und ein gutes Maß an Stressresistenz
Ausgeprägte Dienstleitungsorientierung
Organisationstalent und gute Kommunikationsfähigkeit
Profi im Umgang mit dem MS-Office-Paket

Das Angebot

Flache Hierarchien und unkomplizierte Entscheidungswege
Fortbildungsmöglichkeiten
Attraktive individuelle Vergütungsmodelle
Leistungsorientierte Zusatzleistungen
Flexible Arbeitszeiten

Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unseren vom Mandanten exklusiv beauftragten und spezialisierten Berater Herrn Maximilian Hirschfelder unter +49(0)30577005109 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Maximilian Hirschfelder

Consultant

+49 (0)30 5 7700 5109