Assistenz (m/w/d)* in der IT-Abteilung

Ort:

Berlin

Spezialisierung:

Administration

Vertragsart:

Vollzeit

Kontakt:

Caroline Behrends

Jobreferenz:

CaBe/16758

Gültig bis:

15.02.2023

Unser Mandant ist vom Berliner Markt nicht mehr wegzudenken. Es handelt sich um ein modernes Immobilienunternehmen, welches gezielt in Berliner Immobilienprojekte investiert und maßgeblich am Ausbau von innovativen Wohnungsangeboten beteiligt ist. Als starker Immobiliendienstleister für verfolgt er engagiert das Ziel, Wohnraum zu fairen Mieten für große Bevölkerungsgruppen zur Verfügung zu stellen. Seine Kernkompetenzen liegen im Asset-, Property- und Fondsmanagement. Das Unternehmen managt aktuell das Portfolio von 22 Immobilienfonds mit 246 Objekten, welche durch die 370 Mitarbeiter betreut werden. Mit innovativen Konzepten sowie einem Team aus bewährten und flexiblen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entwickelt er für jede immobilienwirtschaftliche Frage zukunftsorientierte und nachhaltige Lösungen.


Im Rahmen des Unternehmenswachstums suchen wir im Auftrag unseres Kunden zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d)* im Team IT.

Das Aufgabengebiet

  • Führen der allgemeinen (internen und externen) Korrespondenz sowie Korrekturlesen von Dokumenten
  • Koordinieren von Terminen; Organisieren von Besprechungen bzw. Konferenzen inkl. Bereitstellen der erforderlichen Unterlagen und der erforderlichen IT-Technik (mit internen und externen Partnern); Überwachen der täglichen Wiedervorlage
  • Erstellen von Präsentationen, Listen, Reportings, Protokollen, Schriftverkehr, Abrechnungen und Rechnungen
  • Mitarbeiten in IT-Projekten inkl. Koordinieren und Dokumentieren der IT-Projekte
  • Unterstützen im IT-Prozessmanagement
  • Urlaubsplanung; Organisieren der Ablage
  • Erstellen von (internen und externen) Berechtigungsanträgen für die IT-Systeme
  • Reporting in Sachen Servicemanagement und Unterstützen in Bezug auf den Quartalsbericht der Abteilung IT
  • Prüfen und Bearbeiten von Rechnungen im Rechnungsworkflow
  • Vertragsmanagement im Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Abteilung IT, d. h. Prüfen von Verträgen; Abgleichen und Pflegen bestehender und neuer Verträge der Abteilung IT
  • Qualitätssicherung des DMS für die Abteilung IT, d. h. Einstellen sämtlicher relevanter Dokumente, Verträge, Protokolle und Projektdokumente einschließlich Überwachen der einzustellenden Dokumente
  • Übernehmen von Querschnittsaufgaben für die Abteilung IT in Abstimmung mit der/dem Vorgesetzten
  • Koordinieren aller Aufgaben zwischen der Abteilung IT und der/dem externen IT-Sicherheitsbeauftragte/n
  • Unterstützen bei der Bearbeitung von Vorgängen in IT-Systemen


Das Anforderungsprofil

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung oder eine durch Berufserfahrung erworbene gleichwertige Qualifikation
  • fundierte, langjährige Erfahrung im Assistenzbereich, idealerweise mit IT-Bezug
  • sehr gute EDV-Kenntnisse (insbesondere Excel, PowerPoint, Word, idealerweise SAP)
  • Qualitätsbewusstsein, Selbstständigkeit
  • sicheres Auftreten, Fähigkeit und Willen, sich in ggf. neue Sachverhalte einzuarbeiten, gutes Kommunikationsvermögen sowie eine ausgeprägte Teamfähigkeit, Verschwiegenheit


Das Angebot

Es erwartet Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe mit attraktiven Rahmenbedingungen in einem professionellen und familiären Umfeld sowie die großartige Möglichkeit, in einer international höchst erfolgreichen Unternehmung Verantwortung zu übernehmen. Unsere Unternehmenskultur zeichnet sich insbesondere durch eine transparente und wertschätzende Kommunikation, Toleranz und Offenheit sowie durch Leistungsorientierung aus. Wir fördern die individuelle Weiterentwicklung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einem sicheren Arbeitsumfeld bei einem unbefristeten Vertrag.

Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich über den hier integrierten Bewerbungsbutton oder rufen Sie unsere vom Mandanten exklusiv beauftragte und spezialisierte Beraterin Frau Caroline Behrends unter +4930577005149 an, um vorab weitere Einzelheiten zu dieser Position zu erfahren.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

* Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im nachfolgenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personen-/Positionsbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Consultant

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