49% der Bewerber betrachten das Onboarding als relevanten Faktor bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber. Rund 16% haben sich aufgrund fehlender Klarheit über den Onboarding-Prozess gegen einen Arbeitgeber ausgesprochen. 17,8% der neu angestellten Mitarbeiter entscheiden sich innerhalb der ersten 100 Tage für eine Kündigung. Dies steht bereits seit 2022 durch eine Studie¹ fest.
Wenn ich von Onboarding spreche, meine ich längere Zeiträume, nicht nur ein bis zwei Tage, an denen man Kollegen vorgestellt und durch das Unternehmen geführt wird. Onboarding ist der Prozess, neue Mitarbeiter zu unterstützen, sich schnell und reibungslos an das soziale Umfeld und die Leistungsanforderungen am neuen Arbeitsplatz zu gewöhnen. Dabei ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter mit der Kultur des Unternehmens vertraut zu machen, ihm seine neuen Arbeitsprozesse zu erklären und all seine aufkommenden administrativen Fragen zu beantworten.
Erfolgreiches Onboarding hilft Ihren neuen Mitarbeitern dabei, schneller produktiv zu arbeiten. Darüber hinaus weist die Studie auf, dass es einen messbaren Zusammenhang zwischen Onboarding und dem Halten von Mitarbeitern ab dem ersten Arbeitstag bzw. bereits davor gibt.
Beginnen Sie frühzeitig mit der Kommunikation. Für das sogenannte Pre-Onboarding schlagen Sie noch vor dem ersten Tag einen Austausch mit dem leitenden Manager und der Personalabteilung vor. Vielleicht können Sie dem neuen Mitarbeiter einige Materialien schicken, die er lesen kann – oder ein Willkommenspaket. Dadurch erhält er oder sie eine Vorstellung vom Unternehmen, der Firmenkultur und den Betriebsabläufen. Sie können auch alle im Voraus benötigten Formulare für Ihre internen Abläufe schicken, etwa das Bestellen von Mobiltelefonen oder das Anfordern von Führerscheinkopien.
Trotz allem, was bereits in der Stellenausschreibung oder Stellenanzeige stand, ist es gut, möglichst früh ein persönliches Gespräch zu führen, denn in diesem können Sie Ihre Erwartungen mit denen des neuen Mitarbeiters vergleichen. Stellen Sie sicher, dass dieser ein klares Verständnis seiner Rolle sowie den Zielen hat, die mit dieser Position verbunden sind. Dies bietet dem Mitarbeiter auch mehr Gelegenheit, Ihre Erwartungen zu übertreffen.
Es passiert schnell, dass Sie sich so auf die Einstellung eines neuen Mitarbeiters konzentrieren, dass sich Ihre bestehenden Teams etwas alleingelassen fühlen. Wenn Sie sich für einen Kandidaten entschieden haben, notieren Sie sich am besten in Ihrem Kalender, dass Sie mindestens eine Woche vor dem vereinbarten Arbeitsantritt Ihrer Abteilung bzw. Ihrem Team mitteilen, dass ein neuer Kollege anfängt. So stellen Sie sicher, dass jeder informiert ist. Vermitteln Sie Ihre Begeisterung für den neuen Mitarbeiter und berücksichtigen Sie dessen Bedürfnis, begrüßt zu werden.
Sie waren wahrscheinlich selbst irgendwann in dieser Situation: Das Gefühl, wie Sie den neuen Job am ersten Tag mit einer Mischung aus Vorfreude und Angst antreten, wie Sie die Hände der Kollegen schütteln und sich sorgend fragen, ob Sie sich wohl all die Namen merken können. Ein guter Weg, um Menschen ihre erste Arbeitswoche zu erleichtern, ist, ihnen innerhalb dieser Woche einen Paten an die Seite zustellen. Diese Person sollte nicht der leitende Manager sein, sondern jemand anderes, idealerweise jemand, der bereits mindestens zwölf Monate für das Unternehmen gearbeitet hat, positiv eingestellt ist und gerne Fragen über das Unternehmen beantwortet.
Beachten Sie auch das Bedürfnis des neuen Mitarbeiters nach einer guten Einarbeitung. Setzen Sie einen strukturierten Plan mit einem zeitlichen Ablauf auf, einschließlich Systemtrainings, internen Prozessen und Treffen mit den wichtigsten Mitarbeitern. Dadurch beschleunigen Sie den Einstieg des neuen Mitarbeiters in Ihre Branche. Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie diesen Plan vorab mit dem direkten Vorgesetzten besprechen. Ein umfassender Plan wird die Produktivität und Leistung Ihres neuen Mitarbeiters steigern.
In regelmäßigen Gesprächen sollten frühzeitig, und zwar vor Ende der Probezeit, wichtige Themen zwischen dem Vorgesetzten und dem neuen Mitarbeiter besprochen werden. Zum einen ist es wichtig, das Feedback zum bisherigen Prozess, bestehenden Herausforderungen oder auch Tipps seitens des neuen Mitarbeiters zu erhalten, wie auch über sein Wohlergehen und bisherigen Erfahrungen und Eindrücke im Bilde zu sein. So hat auch für Führungskraft frühzeitig die Möglichkeit, entsprechende Themen zu adressieren - Motivation über Druck lautet dabei die Devise.
Indem Sie mehr in Ihren Onboarding-Prozess investieren, verbessern Sie die Mitarbeiterbindung, Produktivität, Kundenzufriedenheit, organisatorisches Engagement und reduzieren Stress auf allen Mitarbeiterebenen.
Mit unseren Produkten der Cobalt Consulting haben wir uns auf die Prozesse entlang der Employee Journey spezialisiert. Wir sind der Überzeugung, dass nicht nur Zeit, sondern auch die richtige Strukturierung des Onboarding-Prozesses wichtige Faktoren für eine positive Employee Experience sind - nicht nur für den neuen Mitarbeiter, sondern für das gesamte Team.
Das Ziel ist es, dass das neue Teammitglied motiviert und ohne Druck zu seiner Hochform aufläuft und sich schnell in seiner neuen Rolle wohlfühlt.
Sie haben noch Fragen oder möchten gern mehr erfahren? Treten Sie direkt mit Nadja Dubey in Kontakt.
¹Quelle: Studie Softgarden „Onboarding Reloaded 2022“ (letzter Zugriff 13.05.2024): https://go.softgarden.com/de/study/onboarding-reloaded-2022/