Wenn ich von Onboarding spreche, meine ich längere Zeiträume, nicht nur ein bis zwei Tage, an denen man Kollegen vorgestellt und durch das Unternehmen geführt wird. Onboarding ist der Prozess, neue Mitarbeiter zu unterstützen, sich schnell und reibungslos an das soziale Umfeld und die Leistungsanforderungen am neuen Arbeitsplatz zu gewöhnen.
Erfolgreiches Onboarding hilft Ihren neuen Mitarbeitern garantiert dabei, schneller produktiv zu arbeiten. Darüber hinaus gibt es einen messbaren Zusammenhang zwischen Onboarding und dem Halten von Mitarbeitern. Wie Sie ein erfolgreiches Onboarding-Programm erstellen:
1. Vor dem ersten Arbeitstag beginnen
Beginnen Sie frühzeitig mit der Kommunikation. Schlagen Sie noch vor dem ersten Tag einen Austausch mit dem leitenden Manager und der Personalabteilung vor. Vielleicht können Sie dem neuen Mitarbeiter einige Materialien schicken, die er lesen kann – oder ein Willkommenspaket. Dadurch erhält er oder sie eine Vorstellung vom Unternehmen, der Firmenkultur und den Betriebsabläufen. Sie können auch alle im Voraus benötigten Formulare für Ihre internen Abläufe schicken, etwa das Bestellen von Mobiltelefonen oder das Anfordern von Führerscheinkopien.
2. Paten-Programm
Sie waren wahrscheinlich selbst irgendwann in dieser Situation: Das Gefühl, wie Sie den neuen Job am ersten Tag mit einer Mischung aus Vorfreude und Angst antreten, wie Sie die Hände der Kolleginnen und Kollegen schütteln und sich sorgend fragen, ob Sie sich wohl all die Namen merken können. Ein guter Weg, um Menschen ihre erste Arbeitswoche zu erleichtern, ist, ihnen innerhalb dieser Woche einen Paten an die Seite zustellen. Diese Person sollte nicht der leitende Manager sein, sondern jemand anderes, idealerweise jemand, der bereits mindestens zwölf Monate für das Unternehmen gearbeitet hat, positiv eingestellt ist und gerne Fragen über das Unternehmen beantwortet.
3. Erwartungen frühzeitig klären
Trotz allem, was bereits in der Stellenausschreibung oder Stellenanzeige stand, ist es gut, möglichst früh ein persönliches Gespräch zu führen, denn in diesem können Sie Ihre Erwartungen mit denen des neuen Mitarbeiters vergleichen. Stellen Sie sicher, dass dieser ein klares Verständnis seiner Rolle sowie den Zielen hat, die mit dieser Position verbunden sind. Dies bietet dem Mitarbeiter auch mehr Gelegenheit, Ihre Erwartungen zu übertreffen.
4. Bereiten Sie Ihr bestehendes Team vor
Es passiert schnell, dass Sie sich so auf die Einstellung eines neuen Mitarbeiters konzentrieren, dass sich Ihre bestehenden Teams etwas alleingelassen fühlen. Wenn Sie sich für einen Kandidaten entschieden haben, notieren Sie sich am besten in Ihrem Kalender, dass Sie eine Woche vor dem vereinbarten Arbeitsantritt Ihrer Abteilung bzw. Ihrem Team mitteilen, dass ein neuer Kollege anfängt. So stellen Sie sicher, dass jeder informiert ist. Vermitteln Sie Ihre Begeisterung für den neuen Mitarbeiter und berücksichtigen Sie dessen Bedürfnis, begrüßt zu werden.
5. Erstellen Sie einen 3-Monats-Plan
Beachten Sie auch das Bedürfnis des neuen Mitarbeiters nach einer guten Einarbeitung. Setzen Sie einen strukturierten Plan auf, einschließlich Systemtraining, interne Prozesse, Treffen mit den wichtigsten Mitarbeitern. Dadurch beschleunigen Sie den Einstieg des neuen Mitarbeiters in Ihre Branche. Wenn Sie in der Personalabteilung arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie diesen Plan vorab mit dem direkten Vorgesetzten besprechen. Ein umfassender Plan wird die Produktivität und Leistung Ihres neuen Mitarbeiters steigern.
6. Laufende Betreuung
Der Onboarding-Prozess endet nicht nach drei Monaten. Sobald Sie ein Eintrittsdatum bestätigt haben, tragen Sie die Personalgespräche in die Teamkalender der beteiligten Personen ein (alle sechs Monate wird empfohlen). Dies ist auch eine gute Gelegenheit, einen Zwei-Wege-Dialog zu führen, sobald sich der Mitarbeiter im Unternehmen eingearbeitet hat. Sie können so einen persönlichen Entwicklungsplan mit klaren Zielen definieren und geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine persönlichen Interessenfelder einzubringen.
Indem Sie mehr in Ihren Onboarding-Prozess investieren, verbessern Sie die Mitarbeiterbindung, Produktivität, Kundenzufriedenheit, organisatorisches Engagement und reduzieren Stress auf allen Mitarbeiterebenen.
